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大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理

【数据猿导读】 大数据时代,云会计加快了企业会计信息化的进程,财务共享更是改变了会计档案管理的工作环境。本文从财务共享模式下的电子会计档案实施环境入手,建立了大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型,详细阐述了电子会计档案管理具体的业务流程,并分析了财务共享模式下电子会...

大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理

大数据时代,云会计加快了企业会计信息化的进程,财务共享更是改变了会计档案管理的工作环境。本文从财务共享模式下的电子会计档案实施环境入手,建立了大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型,详细阐述了电子会计档案管理具体的业务流程,并分析了财务共享模式下电子会计档案管理给企业带来的价值。

关键字:大数据;云会计;财务共享中心;会计档案

中图分类号:F232;C935  文献标识码:A

一、引言

2015年12月,国家财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》,自2016年1月1日起施行,肯定了电子会计档案的法律效力。大数据、云会计[1]时代的到来,推动着企业的会计档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变。基于财务共享服务模式下的会计档案管理更是将不同国家、不同区域的会计档案集中至财务共享服务中心[2]进行统一保管,实现了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管的电子化管理,大大推动了电子会计档案的在线传递和线上应用,为互联网创新经济发展提供了有力的支持。

会计档案作为记录和反映企业经济业务的重要史料和证据,受到了学术界和实务界的广泛关注。刘春萍[3]提出了会计电算化条件下,电算化会计档案管理存在的问题和改进措施。李颖[4]从构建原则、管理流程和系统维护三个方面出发,构建了基于ERP的会计档案信息资源管理系统。张育强[5]从财务共享模式下的会计档案实施环境入手,剖析了财务共享模式下会计档案管理工作的特点和内涵,并对其发展路径提出了见解。王珂等[6]针对我国会计档案信息化管理现状,从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式——XBRL等三方面的建议。

纵观上述文献的研究,对于电子会计档案管理的研究大多停留在问题描述、改进措施、系统构建与维护等直观层面,仍然只是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。基于财务共享模式的会计档案管理,通过大数据技术能够显著降低成本,提高效率,将企业会计档案管理与财务流程、企业战略相匹配。

二、大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型

大数据、云会计环境下,随着企业规模日益扩大,业务类型不断增加,企业的财务工作需要按照专业性、成本性、客户群等进行精细化核算,会计档案资料也会日益增多。同时,企业财务软件下的各子系统、子模块业务在处理同时自动生成的会计分录(如营业计费数据、物料出入库、资金缴拨、人工成本等)数量巨大,进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式出现了诸多弊端,大量的会计档案占用了庞大的空间,而且传统打印流程也影响了生产系统的高效运作,降低了工作效率。

大数据时代基于财务共享的会计档案管理利用大数据、云计算技术实现会计档案从传统档案向电子档案的转变,并通过云端实现电子档案的远程访问和管理,提升档案信息利用效率,实现档案信息的随需访问。同时,降低企业能耗支出、减少生产办公成本、提高企业会计档案的管理效率。结合大数据和云会计的技术特征,本文构建了一个大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理框架模型,首先以数据采集为主收集存储会计大数据电子文件,然后以数据分析处理为主统计分析会计大数据电子文件,最后进行数据挖掘实现会计大数据电子文件的价值,如图1所示。


 图1 大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型

(一)电子会计档案的采集

基于财务共享的会计档案管理系统以财务共享云平台为基础平台,整合ERP系统、共享报账服务系统、费用管理控制系统、银企直联系统、资金稽核系统、影像管理系统等,利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多种轻型数据库来接收来自各分子公司端的数据,并且可以通过这些数据库来进行查询、处理、自动收集各类数据信息和影像信息,全方位提供电子会计档案的相关信息。

电子会计档案包括数据类档案和程序类档案两大类,数据类档案主要是会计凭证、会计账簿、会计报表、银行回单以及其会计核算资料等。会计电子档案的采集就是将各类会计电子文件经过整理,确定文件属性后,从各分子公司上传至财务共享云平台。建立财务共享服务中心的集团企业,可以通过影像识别系统对各类原始凭证影像化,即各分子公司只需对搜集的纸质原始凭证进行扫描识别,就可以上传至财务共享云平台,为后期会计处理、业务审批以及后续管理提供电子档案信息支撑。企业通过Oracle、SAP、用友、金蝶等财务核算系统对云端的原始数据信息进行处理,自动生成电子会计凭证。会计凭证经过相关人员的审批后,就可以根据会计凭证登记相应的总账、明细账、日记账等各类账簿,随后通过久其、MyReport等财务报表系统自动生成企业的财务电子报表。银行回单主要通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据,同时完成电子回单与电子记账凭证之问的信息集成与关联,支持后续电子会计档案信息利用。利用电子银行回单汇总表替代银行对账单,并据此形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告,实现电子对账结果与报表数据的直接校验。

(二)电子会计档案的分析处理

财务共享服务中心是建立在大数据、互联网等技术基础之上的一个数字化平台,基于财务共享服务的会计档案管理也应当实现档案信息的数字化和网络化,使得档案信息的接收、传递、存储和利用一体化,使得档案信息高度共享、档案管理更加高效快捷。因此,企业应当在平衡好寄送、存储、沟通的基础上,建立适合企业实际的档案管理制度,形成标准化的会计档案管理状态,规范会计档案流水业务,做好以财务共享云平台为载体的会计档案信息资源的分析处理工作。

基于财务共享服务模式下的电子会计档案的分析处理工作主要包括维护会计电子文件之间的有机联系,使采集的会计电子文件形成一个完整、有序的信息资源统一体,发挥电子会计档案的价值。电算化条件下的电子会计档案信息的有机联系可能更多存在于结构化数据之间,而财务共享环境下的电子会计档案,利用大数据的海量数据分析可能会有跨结构的海量联系,并且挖掘出更多的历史联系,从而形成更有序或者多重顺序的结果,有利于后续的分析计算。在分析处理环节,主要利用InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技术将海量来自前端的会计电子档案数据快速导入到一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群,利用分布式技术来对存储于其内的集中的海量数据进行查询、分类、汇总等,以此满足后期会计档案的分析需求。

(三)电子会计档案的应用

电子会计档案的应用是基于大数据的挖掘技术,利用前面分析处理的查询数据来进行数据挖掘,利用R、Hadoop Mahout等数据挖掘技术,进行高级别的数据分析,从大量数据和计算中发掘有用信息,以此满足更高级别的数据需求,从而实现电子会计档案的决策应用。

电子会计档案的应用主要包括检索和利用两个方面。电子会计档案的检索主要是以财务共享云平台为检索手段,利用大数据的海量数据管理能力进行数据分析和数据挖掘,利用MapReduce编程模型并行处理大规模电子会计档案数据集,对存储在各类云载体上的电子文件信息进行查询,满足企业用户的各类利用需求。相比传统会计档案的检索,不仅提高了会计档案的检索速度,更是提高了检索的准确率。电子会计档案的利用是指用户通过财务共享云平台检索出所需会计电子文件信息,并使其转化为现实价值的过程。传统会计档案的利用    是比较单调的,调出的数据只能是原始数据,最多进行简单数值统计运算,不  能用其他数据类型来描述以及扩大范围表现各种现象,也不能进行智能化运算。比如说调取前几年的企业年度资产负债表,现在依然只能以资产负债表的形式输出,不能形成语音视频或者其他新类型的会计电子文件,并且随着数据量增大速度减慢。而财务共享服务模式下的电子会计档案可以通过MapReduce这一并行处理技术来提高数据的处理速度,此外,数据分析、数据挖掘技术下产生的计算结构可能不仅仅是表格,还可能是包含各种其他未知格式的输出方式,并且大数据技术通过与物联网和社交网络的联系,可以将会计电子档案与其他档案联系,甚至与实际生活联系,起到人工智能化数据的作用,分析产生的结果不仅仅有利于电子会计档案的管理,也对企业管理层利用电子会计档案做进一步的决策有更实际和更广泛的效果。

三、大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理价值

财务共享模式下的企业将分布在不同区域的各类档案资源整合集成在一起,实施一体化管理的服务模式。该模式下的会计档案模块主要包括,财务档案管理模块(会计核算、财务管理)、生产控制档案管理模块(生产计划、需求计划、生产控制、制造标准)、物流档案管理(分销管理、物流控制、采购管理)和人力资源档案管理(招聘管理、工资、奖金核算、差旅核算等)。这种统一集成化的会计档案管理与传统的单据流转管理方式相比,其价值主要体现在以下几个方面。

(一)实施分类管理,提高电子会计档案管理的精细化

传统的会计档案管理往往采用手工的方式对账目进行连续编号,统一装订管理。而财务共享服务模式下的会计档案管理可以通过财务共享云平台实现纵向与横向的分类管理。纵向的分类管理可以把不同的会计账目模块进行分类,并按照连续编号的形式来管理档案信息,可以大大提高后期会计账目的复核与审计工作的效率。横向的分类管理则体现在会计原始凭证和记账凭证方面,通过财务共享云平台的搜集整合,凭证除了包含原始的数据信息以外,还包括企业采购、生产、销售等各个阶段的数据集成信息和链接信息。因此,通过纵向与横向分类管理的结合,将原始凭证分离,单独编号管理,并建立原始凭证与记账凭证编号信息之间的链接,在提高会计档案管理效率的同时,使管理更加精细化。

(二)完成数据实时更新,提高电子会计档案管理的准确性和实效性

按照传统的会计档案管理理念,数据一旦形成后,就不能进行任意变动和更改,且数据间的关联度很低。而财务共享服务模式下的会计档案管理,使账簿和报表数据既以独立数据的形式存在,还可以建立与多类会计档案信息之间的联系,完成数据的实时更新,为实现会计数据信息升级提供了可能,从而增强了电子会计档案信息的准确性和实效性。此外,各分子公司的会计人员只需通过物联网技术对原始会计信息进行扫描,影像识别系统就会自动读取原始的数据信息,并上传至云端,云端对数据进行处理后形成各类财务报表,支持企业的分析决策,同时也支持后续查询功能。

(三)扩大存储范围,提高电子会计档案管理的处理效率

财务共享服务模式下的会计档案管理采用的是依靠纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式。通过财务共享云平台,企业将各类数据信息存储到云端,不仅减少了纸质会计档案的数量,更是扩大了电子会计档案的存储范围。此外,通过利用云计算、大数据、和云端处理技术,可以缩小企业会计档案的编制时间,并对会计档案的预期需求情况进行分析和预测,做出进一步的深加工处理,从而可以节省更多的人力、物力和时间,提高会计档案信息资源的利用效率。

(四)降低信息传输成本,促进生产经营发展

财务共享服务模式下的数字化会计信息经过加工整理, 可以通过信息网络传输和共享云平台等介质的传递方式, 实现电子会计信息的异地查询、检索, 计算以及汇总统计等,提高企业生产经营效率, 降低信息传递运输成本。此外,通过对历史会计档案信息进行加工整理、分析比较, 可以对未来的经营发展趋势加以预测、控制, 可以为决策者提供更有效的决策依据,可以根据经营管理目标的要求, 对其中的生产经营要素进行相应的调整, 保持单位生产经营的正确发展方向, 保证经营管理目标的实现。通过总结历史, 可以预见未来的变化情况及发展赵势, 使决策者在遵循市场经济规律的前提下, 制定出适合自身发展状况的中长期经营战略, 促进生产经营发展。

四、结束语

电子会计档案管理是一项复杂而系统性的工作,对企业的价值意义非同一般,主宰着企业的发展命运,是会计档案管理的主要工作。大数据、云会计时代,企业通过财务共享云平台能够更加方便快捷地获取各类电子会计数据,通过对这些数据的挖掘、处理、分析与运用,可以保证企业电子会计档案的管理更加及时、准确和有效。本文给出了大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理的实施框架,详细阐述了具体的电子档案业务流程,并分析了财务共享模式下的电子会计档案管理给企业带来的价值。以期帮助企业进一步强化电子会计档案的管控能力,提升经济效益。

 

参考文献

[1]程平,何雪峰.“云会计” 在中小企业会计信息化中的应用[J]. 重庆理工大学学报(社会科学版),2011, 25(1): 55-60.

[2]程平,万家盛.大数据时代财务共享中心云平台的构建及其应用[J].商业会计,2015,15:20-22,85.

[3]刘春萍. 会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J]. 西部财会,2011(5):29-31.

[4]李颖. ERP环境下会计档案信息资源管理探析[J]. 山西档案,2014,06:60-62.

[5]张育强.财务共享模式下的会计档案管理工作探究[J].会计之友,2010,10:52-53.

[6]王珂,田海霞. 信息化会计档案管理的新思路———基于管理标准化的研究[J].中国管理信息化,2012,15(9):4-5.

[7]程平,温艳好.基于云会计的AIS可信性层次结构模型[J].重庆理工大学学报:社会科学, 2014(2):24-31.


来源:云会计大数据前沿

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